« Mon métier, c'est du rendez-vous. Je ne veux pas passer ma journée au téléphone à les prendre. »
C'est la phrase que nous entendons le plus. Le module Prestations répond à cette phrase, et à tout ce qui vient derrière : le client qui réserve à 23 h, celui qui veut trois soins d'affilée, celui qui ne vient pas, le collaborateur en congé, la facture à sortir, le rappel de la veille. Cette page décrit chaque pièce du module, dans l'ordre où vous les rencontrerez.
Votre catalogue de prestations
Tout commence par la liste de ce que vous proposez. Chaque prestation a un nom, une description, une durée et un prix. Vous les rangez par catégories, dans l'ordre que vous voulez, et cet ordre est celui que verront vos clients.
Deux réglages font la différence au quotidien. Une prestation peut exister sans être réservable en ligne : vous la gardez pour vos propres rendez-vous, sans qu'elle apparaisse sur votre vitrine. Et chaque prestation porte son délai de prévenance, le nombre d'heures avant le rendez-vous en dessous duquel un client ne peut plus le déplacer seul.
Comment vous voulez être payé, prestation par prestation
Pour chaque prestation, vous choisissez ce qui se passe au moment de la réservation. Quatre possibilités, une seule à la fois :
L'empreinte bancaire mérite un mot. Beaucoup de professionnels ne veulent pas encaisser d'avance, mais veulent que le client s'engage. L'empreinte fait exactement cela : le client sait qu'un montant est réservé sur sa carte, vous ne touchez à rien s'il vient, et vous décidez seul de débiter s'il ne vient pas. Les paiements passent par Stripe ; Developia ne voit jamais un numéro de carte.
Les prestations sur devis
Certaines prestations ne se vendent pas au tarif fixe : une décoration d'événement, un chantier, une séance sur mesure. Vous les marquez « sur devis ». À la place du bouton Réserver, le client trouve un formulaire dont vous avez écrit les questions vous-même, avec les types de réponses que vous voulez : texte, choix, nombre, date, coordonnées. Sa demande arrive dans votre boîte de réception, vous en faites un devis pré-rempli en un clic, vous l'envoyez, il le signe en ligne, et le devis accepté devient une facture. Le tout sans quitter Developia.
Les prestations à plusieurs
Un massage à quatre mains, un cours en binôme, un atelier co-animé : certaines prestations mobilisent deux personnes en même temps, parfois plus. Vous indiquez combien de collaborateurs sont nécessaires et lesquels sont habilités. Au moment de réserver, le client choisit ses praticiens parmi ceux qui sont libres à la même heure, et l'agenda bloque le créneau chez chacun d'eux. Ces rendez-vous apparaissent en turquoise dans votre planning.
Vos horaires et votre équipe
Vous déclarez vos horaires d'ouverture semaine par semaine, et le module n'ouvre à la réservation que les moments où vous travaillez. Un calendrier vous montre, mois par mois, ce que vos clients pourront réserver.
Si vous avez une équipe, chaque collaborateur a ses propres horaires, ses propres compétences, et son propre agenda. Vous déclarez ses absences à l'avance : des vacances, une formation, un rendez-vous médical de 14 h à 16 h, une demi-journée. Pendant une absence, aucun créneau n'est proposé pour cette personne, ni sur le web ni dans l'application. Un collaborateur peut aussi se connecter à son propre espace, où il voit son planning, ses disponibilités et ses prestations.
Le client réserve, à toute heure, sans vous appeler
Votre vitrine Developia est une page publique à votre nom, que vous partagez sur vos réseaux, votre fiche Google, votre porte. Vos clients y réservent depuis n'importe quel téléphone, et ceux qui ont l'application Developia y retrouvent votre commerce sur la carte. Le parcours tient en six pas :
Le premier pas est souvent oublié ailleurs : un parent réserve pour son enfant, une assistante pour son dirigeant. Le client dit pour qui c'est, le rendez-vous porte le nom du bénéficiaire, et la confirmation part au contact.
Le deuxième pas est un panier. Un client qui veut une coupe, une couleur et un soin ne fait plus trois réservations : il compose son panier, jusqu'à cinq prestations par défaut, un nombre que vous pouvez porter jusqu'à dix. La durée s'additionne, le prix s'additionne, et si l'une des prestations demande un acompte, c'est la règle la plus exigeante qui s'applique à l'ensemble. Si votre journée n'a pas un trou assez long pour tout enchaîner, Developia propose de répartir les prestations sur plusieurs créneaux, dans l'ordre choisi par le client, et lui demande son accord.
Au troisième pas, le client choisit son professionnel s'il a une préférence, ou laisse Developia lui attribuer le premier disponible. Pour une prestation à plusieurs, il désigne aussi ses praticiens. Au quatrième, le calendrier grise les jours où vous n'ouvrez pas. Au cinquième, il ne voit que les heures réellement libres, celles qui tiennent compte de vos rendez-vous, de vos absences et de vos fermetures.
Au dernier pas, il relit tout, entre un code promo s'il en a un, et paie en ligne quand la prestation le demande. Il peut cocher une case : « Me prévenir si un créneau plus tôt se libère. » Nous y reviendrons.
Un rendez-vous payant n'existe dans votre agenda qu'une fois le paiement confirmé. Un client qui abandonne sur la page de paiement ne bloque pas votre créneau : la réservation en attente est effacée au bout d'une demi-heure et le créneau redevient libre.
Votre agenda, là où tout se voit
L'agenda est l'écran que vous ouvrirez le plus. Il se lit par mois, par semaine, par jour ou en liste, pour toute l'équipe ou pour une seule personne. Chaque rendez-vous porte l'heure, le nom du client et la prestation, avec une couleur par état : confirmé en violet, en attente de confirmation en ambre, annulé barré, terminé grisé, à plusieurs praticiens en turquoise.
Ce qu'un client a fait depuis son téléphone reste surligné pendant trois jours : une nouvelle réservation, un déplacement, une annulation. Vous ouvrez l'agenda le matin et vous voyez ce qui a bougé pendant la nuit. Une cloche en haut de l'écran compte les nouveaux rendez-vous et mène à chacun.
Déplacer un rendez-vous à la souris
Un client appelle pour décaler ? Vous attrapez son rendez-vous et vous le déposez sur le nouveau créneau. Developia vérifie que personne n'est déjà pris, vous montre l'ancien horaire et le nouveau, et prévient le client par e-mail dès que vous confirmez. Pour un rendez-vous à plusieurs praticiens, tous les sous-créneaux se déplacent ensemble.
Prendre un rendez-vous vous-même
Au téléphone ou au comptoir, vous créez le rendez-vous en quelques clics. Vous retrouvez le client dans votre base sans retaper ses coordonnées, vous cochez les prestations, et l'heure de fin comme le montant se calculent seuls. Les prestations trop longues pour le trou disponible se grisent d'elles-mêmes. Un sélecteur vous montre les créneaux libres de la semaine pour le collaborateur choisi. Un rendez-vous pris ainsi peut rester « en attente » tant qu'il n'est pas réglé.
Le bilan après le rendez-vous
Quand vous ouvrez l'agenda, Developia vous montre les rendez-vous passés qui restent à qualifier. Pour chacun, trois réponses : le client est venu et a payé de telle façon, il n'est pas venu, ou c'était annulé. Les rendez-vous déjà payés en ligne passent en « terminé » sans que vous ayez rien à faire. Cette minute de tri alimente votre comptabilité : chaque rendez-vous terminé entre dans votre journal des ventes, avec son mode de paiement.
L'argent, et ceux qui ne viennent pas
Trois choses se passent autour d'un paiement, et vous n'avez la main à prendre sur aucune.
La facture. Dès qu'un paiement en ligne est confirmé, la facture est produite, au format électronique conforme à ce que la loi demande, et envoyée au client. Un panier de plusieurs prestations donne une facture de plusieurs lignes, avec les prix tels qu'ils étaient au moment de la réservation, même si vous changez vos tarifs ensuite. Pour en savoir plus, lisez la page sur la facturation électronique.
L'empreinte. Elle vit sept jours au plus. Si le client vient, elle se libère seule quand vous marquez le rendez-vous terminé. S'il annule, elle se libère aussi. S'il ne vient pas, vous choisissez « non honoré » et le montant prévu est débité. Vous gardez la main : deux boutons sur la fiche du rendez-vous permettent de libérer ou de débiter à tout moment.
Le chiffre. Votre tableau de bord affiche le chiffre d'affaires du mois, son évolution sur six mois, vos prestations les plus vendues, vos rendez-vous à venir. La comptabilité intégrée reprend tout cela dans le journal des ventes, le suivi de TVA et les rapports.
Rappels et messages, sans y penser
Le client reçoit une confirmation à la réservation, un e-mail s'il est déplacé, et un rappel la veille. Ce rappel de la veille part par e-mail à 9 h, par notification sur l'application s'il l'a installée, et par SMS si vous avez activé les SMS. Un client qui répond « OUI » au SMS confirme sa venue, « NON » l'annule, et l'agenda se met à jour tout seul.
De votre côté, chaque nouvelle réservation en ligne vous est signalée dans votre espace, par la cloche et le surlignage de l'agenda, et par une notification sur votre téléphone si vous avez l'application Pro. Vos SMS partent sous votre propre nom d'expéditeur, dérivé du nom de votre commerce, et vous suivez votre consommation depuis votre espace, avec le détail de chaque envoi et, s'il y a lieu, la raison pour laquelle un message n'est pas parti.
Le client gère son rendez-vous lui-même
Depuis le lien de son e-mail, le client déplace son rendez-vous sans vous appeler, tant qu'il respecte le délai de prévenance de la prestation. Passé ce délai, le lien lui dit de vous contacter.
Dans l'application Developia, il retrouve tous ses rendez-vous, chez vous et chez les autres commerces qu'il fréquente. Il peut annuler, avec un rappel clair de ce qu'il perd s'il y avait un acompte, ou déplacer jusqu'à 48 heures avant. S'il avait laissé une empreinte, il voit le montant réservé et sait qu'il sera libéré après sa visite.
Sur votre téléphone, avec l'application Pro
L'application Pro, sur iPhone et Android, est faite pour le comptoir, avec un client en face. Elle prend un rendez-vous en quatre temps : qui, quoi, avec qui, quand. Vous retrouvez le client dans votre base ou vous le créez à la volée, sans e-mail obligatoire. Vous cochez les prestations. L'étape « avec qui » n'apparaît que si vous avez une équipe. Et l'application ne vous montre que les jours et les heures réellement libres pour la durée demandée : pas de double réservation possible, pas d'heure de fin à calculer de tête.
L'application vous dit ce qui est vraiment parti au client, e-mail et SMS, ou rien s'il n'a pas laissé de coordonnées. Elle vous notifie à chaque nouvelle réservation en ligne.
Promotions, codes et cartes cadeaux
Vous lancez une remise sur toutes vos prestations ou sur une sélection, en pourcentage ou en euros, entre deux dates ou sans limite, avec la possibilité de la mettre en pause sans la supprimer. Elle s'affiche sur votre vitrine et dans l'application.
Vous créez aussi des codes promo cachés, que vous donnez à qui vous voulez : un code que vous choisissez ou un code tiré au sort, avec un nombre d'utilisations limité ou non. Le client le saisit à la fin de sa réservation. Un code remplace la promotion en cours, il ne s'y ajoute pas.
Enfin, vous vendez des cartes cadeaux d'un montant libre ou à paliers, avec une date de validité que vous fixez. La carte garde son solde : une carte de 100 € utilisée pour un soin à 60 € vaut encore 40 €. Elle est valable sur tout ce que vous proposez, prestations comprises, et sa comptabilité est tenue comme il se doit, au moment où elle est consommée.
Ce qu'il ne fait pas encore
Par honnêteté, trois limites connues aujourd'hui. Un rendez-vous composé de plusieurs prestations ne se modifie pas ligne par ligne après coup : vous le supprimez et le recréez. Un rendez-vous réparti sur plusieurs créneaux s'annule créneau par créneau. Et il n'y a pas de synchronisation automatique avec Google Agenda ou Outlook : le client et vous ajoutez le rendez-vous à votre agenda grâce au fichier joint à chaque confirmation.
Le module Prestations est inclus dans les forfaits Prestation, seuls ou combinés avec la boutique, les formations, l'hébergement ou la restauration. Vous pouvez comparer les forfaits, lire la page consacrée à notre logiciel de réservation en ligne, ou voir comment des coiffeurs l'utilisent. Les commerçants qui utilisent Developia sont visibles dans l'annuaire.